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Bibliografie und Aufnahme von einzelnen Bestellungen

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Bibliografieren Sie den gewünschten Titel z.B. in der Bibliografie-Software OctoBibwin.

Trefferanzeige in der Bibliografie-Software OctoBibwin

Aus der Trefferliste in OctoBibwin heraus starten Sie mit F7 den Bestellvorgang. Befindet sich der Titel am Lager, macht Octopus Sie jetzt mit der Angabe der vorhandenen Exemplare sowie der Warengruppe des Titels darauf aufmerksam. Übrigens: vorhandener Lagerbestand wird zu den bibliografierten Titeln bereits in der Trefferliste in der Spalte "Lager" angezeigt!

 

Wie die Bestellung ausgelöst wird, hängt von der jeweiligen verwendeten Bibliografie ab. Informationen zu den einzelnen Bibliografien finden Sie auch im Handbuch Supervisoraufgaben im Kapitel "Bibliografien".

 

Ist in den Systemparametern Bestellbuch "Vor Bestellen Bestellungen suchen" aktiviert, wird zusätzlich vor dem Öffnen des Bestellbuchs festgestellt, ob und ggf. welche Bestellungen zu diesem Titel bereits im Bestellbuch oder Abholfach vorhanden sind. Octopus zeigt dann vor dem Öffnen des Bestellformulars alle noch nicht an Kunden gelieferten Bestellungen zum relevanten Titel bzw. Artikel an.

 

Sind keine Bestellungen zum bibliografierten Titel vorhanden, öffnet sich direkt das Bestellformular von Octopus, die Titeldaten wurden übertragen.

 

Das Octopus-Bestellformular

Hier ordnen Sie der Bestellung den Kunden zu und bestimmen die weitere Verarbeitung und Konditionen, die Sie dem Kunden einräumen oder dem Lieferanten mitteilen (z.B. Vormerkung).

 

Für die Auswahl der Kundenadresse steht Ihnen in der Auswahlliste z.B. das Suchwort zur Verfügung. Außerdem können Sie einen Blickschutz für die Auswahl der Kundenadresse bei der Bestellaufnahme einstellen.

 

Haben Sie eine Kundenadresse ausgewählt, sehen Sie sofort, ob der Kunden der Verarbeitung seiner Daten gem. DSGVO zugestimmt hat. Holen Sie bei Bedarf die Zustimmung des Kunden ein und informieren ihn über sein Widerrufsrecht. Mit einem Rechtsklick der Maus in das graue Feld mit Adressdaten des Kunden neben der Adressnummer öffnet sich die zugehörige Kundenadresse. Auf der Registerseite "Telekontakte" können Sie die Zustimmung(en) des Kunden zur DSGVO dokumentieren.

 

Für die weitere Verarbeitung der Bestellung soll an dieser Stelle besonders auf die Felder "Belegart" und "Nachricht" hingewiesen werden. Bereits bei der Aufnahme können Sie festlegen, ob eine Bestellung später zur Fakturierung vorgesehen ist (bei Rechnungskunden mit eigenem Kundenkonto) und ob und wie Ihr Kunde über den Stand seiner Bestellung informiert werden möchte.

 

Mit Octopus können Sie das Anlegen von Belegpositionen sowie Kundeninformationen zu Bestellungen automatisieren. Dazu müssen lediglich die entsprechenden Optionen in den Systemparameter - Bestellbuch aktiviert sein. Bei der Buchung des Wareneingangs, manuell oder mit einem elektronischem Lieferschein, werden dann für alle Bestellungen, bei denen eine Belegart (z.B. R-Rechnung, L-Lieferschein) hinterlegt ist, die entsprechenden Belegpositionen automatisch angelegt. Für alle Bestellungen mit einer Nachrichtenart ungleich "Keine Nachricht" werden Kundeninformationen erzeugt.

 

Mit dem Kontrollkästchen "Eilt" können Sie eine Bestellung als besonders eilige Bestellungen kennzeichnen. Sie werden in der Tabelle des Bestellbuches farbig markiert. Die Farbe der Markierung legen Sie in den Systemparametern auf der Seite "Bestellbuch" fest.

 

Alle Bestellungen werden im Bestellbuch gesammelt und über das Sendekennzeichen, hinter dem sich u.a. ein Sendekanal verbirgt, einem Sendevorgang zugeordnet.