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Bestellbuch

Systemparameter Bestellbuch

SKZ (Standard)

Wird eine Bestellung aufgenommen, ist dieser Wert Vorgabewert für die Adresse des Bestelldatenempfängers. Diese gehört zu einem Pool von Adressen, die einem Sendekanal zugeordnet sind. Über die Auswahl des Sendekanals werden die so gekennzeichneten Bestellungen an einen Lieferanten übertragen. Die Empfängeradressen/Sendekennzeichen müssen im Formular "Sendekennzeichen", das Sie über Öffne..., Bestellbuch, Sendekennzeichen erreichen, angelegt worden sein.

SKZ (Ersatzlieferant)

Das hier hinterlegte Sendekennzeichen wird Ihnen beim Buchen des Wareneingang mittels elektronischem Lieferschein im Formular "ELS verarbeiten" als Ersatz-Sendekennzeichen vorgeschlagen. Während der Verarbeitung eines Elektronischen Lieferscheins können Sie alle Bestellungen, zu denen der ELS Meldungen enthält, automatisch auf dieses Sendekennzeichen umsetzen lassen. So haben Sie die Möglichkeit, alle Bestellungen mit Meldenummern direkt im Anschluss an einen anderen Lieferanten zu senden.

SKZ (Lager)

Das hier hinterlegte Sendekennzeichen wird Ihnen auf der Registerseite "Titel" des Formulars "Lagertitel und -Artikel" für die direkte Erfassung von Lagerbestellungen vorgeschlagen.

SKZ (Online)

Das Online- Sendekennzeichen wird Ihnen im Formular "Bestellbuch" vorgeschlagen, wenn Sie einen Bestellvorgang aus einer Online-Bibliografie (z.B. OctopusPlus, VLB online, PCBIS online) starten.

Antiquariatsporto und Antiquariatsfaktor

Das Antiquariatsporto (in Euro) und der Antiquariatsfaktor (Prozentsatz) werden bereits in der Bibliografie OctopusPlus auf den vom Händler gemeldeten Preis aufgeschlagen. So legen Sie fest, welcher Verkaufspreis Ihren Kunden angezeigt wird.

Vormerken

Wird eine Bestellung aufgenommen, ist dieser Wert Vorgabewert für die Vormerkung, die an den Bestelldatenempfänger übermittelt wird. Hier kann J-Ja oder N-Nein eingeben werden.

Ersatz-WG

Diese Warengruppe wird verwendet, wenn einer 5-stelligen Barsortimentswarengruppe keine interne Warengruppe zugeordnet ist.

Lieferweg

Wird eine Bestellung aufgenommen, ist dieser Wert Vorgabewert für den Lieferweg, der an den Bestelldatenempfänger übermittelt wird. Die Lieferwege müssen mit dem Formular "Lieferwegschlüssel", das Sie über Öffne..., Bestellbuch, Lieferwegschlüssel erreichen, angelegt worden sein.

Ehemalige SBS-Anwender(innen) sollten beachten, dass Octopus andere Lieferwegschlüssel als SBS verwendet.

Lieferzeit (Tage)

Die Standard-Lieferzeit bestimmt das Datum, ab dem eine Bestellung als "überfällig" angesehen wird und ist ein Hilfsmittel für die interne Bestellbuchverwaltung.

RR (Tage)

Wird eine Bestellung mit der Kondition "RR - Rückgaberecht" aufgenommen, ist dieser Wert Vorgabewert für die Anzahl der gewünschten Tage mit Remissionsrecht.

Standard-Anzahlung

Wird eine Bestellung aufgenommen, ist dieser Wert Vorgabewert für die Anzahlung.

Abholfachbeleg

Druckformatvorlage für Abholfachbelege. Sie können diese mit dem Druckformatvorlagen-Designer Ihren Wünschen entsprechend verändern oder völlig neu gestalten. Sie sollte im Ordner \Octopus\BelegDef gespeichert werden.

Für den Ausdruck von Abholfach-Etiketten auf dem Zebra/Eltron TLP wählen Sie bitte am Windows-Druckertreiber für diesen Drucker die Papiergröße Label 2.25 * 1.25.

Sort (Sortierung)

Wählen Sie hier die Sortierung der Abholfachbelege bei der Druckausgabe.

Kundenzettel

Druckformatvorlage für Kundenzettel. Sie können diese mit dem Druckformatvorlagen-Designer Ihren Wünschen entsprechend verändern oder völlig neu gestalten. Sie sollte im Ordner \Octopus\BelegDef gespeichert werden.

Bücherzettel

Druckformatvorlage für Bücherzettel.

Wird ein neuer Verlag, ein Vertreter oder eine Auslieferung aufgenommen, wird ihm/ihr diese Druckformatvorlage zugeordnet.

Sie können diese Vorlage mit dem Druckformatvorlagen-Designer Ihren Wünschen entsprechend verändern oder völlig neu gestalten. Sie sollte im Ordner \Octopus\BelegDef gespeichert werden.

ELS sichern in

Der Ordner, in dem verbuchte ELS abgelegt werden sollen, z.B. \OCTOPUS\ELSSIK.

ELS empfangen in

Der Ordner, der Ihnen zur Auswahl eines ELS im ELS-Wareneingang angezeigt werden soll, z.B. \OCTOPUS\EMPFANG.

Ereignisse

Remi

Wählen Sie hier das Ereignis, das für Remissionen aus dem Abholfach vorgeschlagen werden soll.

Umbuch

Legen Sie hier ein Ereignis für Umbuchungen von Bestellungen aus dem Abholfach ans Lager fest.

Import

Wählen Sie hier das Ereignis, das beim Import von Bestellungen aus Vertreterdisketten/-dateien vorgeschlagen werden soll.

Lieferung

Das hier angegebene Ereignis wird Ihnen bei Wareneingängen als Eingangsereignis vorgeschlagen.

Sammel-Kundenkonto

Wird neue Kundenadresse aufgenommen, ist dieser Wert Vorgabewert für das Kundenkonto.

Geben Sie hier das Kundenkonto an, dem alle Bestellkundenadressen (erhalten weder Lieferscheine noch Rechnungen, keine Periodika-Abonnenten) zugeordnet werden. Es muss zuvor über Öffne..., Kunden, Kundenkonten angelegt worden sein.

Anonymes Kundenkonto

Das hier eingetragene Kundenkonto wird für die Anonymisierung von Kundendaten in Bestelldatensätzen benötigt (DSGVO). Das Kundenkonto muss zuvor über Öffne..., Kunden, Kundenkonten angelegt worden sein. Auch eine Adresse muss zum Kundenkonto erfasst werden.

Belegpositionen beim Wareneingang anlegen

Bei aktiviertem Kontrollkästchen werden beim Wareneingang Belegpositionen mit der in der Bestellung angegebenen Belegart für die Fakturierung erzeugt.

mit Abholfachbeleg

Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn auch für Bestellungen, für die beim Wareneingang automatisch Belegpositionen angelegt werden, Abholfachbelege bereitgestellt werden sollen.

Ereignis für Positionen

Werden Belegpositionen beim Wareneingang angelegt, so wird dieses Ereignis mit dem hier eingetragenen Kürzel in der Historie einer Bestellung (Registerseite "Ereignisse") erfasst. Die möglichen Bestellbuchereignisse müssen zuvor über Öffne..., Bestellbuch, Kürzel für Bestellbuchereignisse festgelegt worden sein.

Kundennachrichten beim Wareneingang erzeugen mit

Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn mit der Verbuchung des Wareneingangs Kundennachrichten für gelieferte Bestellungen bereitgestellt werden sollen.

Mit diesen Nachrichten können Sie z.B. Ihre Kunden darüber informieren, dass Bestellungen zur Abholung bereitstehen.

Wählen Sie bitte aus der Drop-Down-Liste des Feldes "Lieferbar-Text" den Versandtext aus, der zum Erstellen dieser Kundennachrichten verwendet werden soll. Der gewünschte Text muss zuvor über Öffne..., System, Vorbereitete Versandtexte eingegeben worden sein.

Kundennachrichten beim Wareneingang erzeugen mit

Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn mit der Verbuchung des Wareneingangs Kundennachrichten für NICHT lieferbare Bestellungen bereitgestellt werden sollen.

Mit diesen Nachrichten können Sie z.B. Ihre Kunden darüber informieren, dass sich die Lieferung noch wenige Tage verzögern wird.

Wählen Sie bitte aus der Drop-Down-Liste des Feldes "Nicht-lieferbar-Text" den Versandtext aus, der zum Erstellen dieser Kundennachrichten verwendet werden soll. Der gewünschte Text muss zuvor über Öffne..., System, Vorbereitete Versandtexte eingegeben worden sein.

Kundename als Bestellzeichen verwenden

Dieses Kontrollköstchen sollte markiert werden, wenn Sie von Verlagen Lieferscheine mit Angabe des Bestellernamen erhalten möchten.

Damit der Bestellername (Kundename) auf Verlagslieferscheinen ausgegeben werden kann, muss er zunächst mit der Bestellung an den Lieferanten übertragen werden. Ob der Bestellername oder ggf. ein numerisches Bestellzeichen übertragen wird, kann hier festgelegt werden.

Bearbeiter(in) ist "Mussfeld"

Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, muss das Feld "Bearbeiter(in)" bei jeder Bestellung ausgefüllt werden.

Beachten Sie bitte, dass im Formular "Bestellbuch" ausschliesslich Bearbeiterkürzel eingetragen werden können, die zuvor im Formular "Mitarbeiter(innen) im Bestellbuch"erfasst worden sind. Dieses Formular erreichen Sie über die Registerseite "Bestellbuch" des Öffne-Formulars.

Belegnummer ist "Mussfeld"

Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit in den folgenden Formularen eine Belegnummer eingegeben werden muss:

Erledigte Kundenbenachrichtigungen ausblenden

Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um als erledigt markierte Kundenbenachrichtigungen im Formular" Kundenbenachrichtigungen" auszublenden.

Frage: Kommunikationsvorgang erfolgreich?

Ist dieses Kontrollkästchen markiert, fragt Octopus nach jedem Kommunikationsvorgang, ob dieser erfolgreich war. Nach der Bestellübertragung werden Bestellungen nur dann als gesendet markiert, wenn die Frage positiv beantwortet wurde.

Diese Funktion sollte nur nach Absprache mit der Serviceline aktiviert werden.

Vor dem Bestellen Bestellungen suchen?

Leiten Sie einen Bestellvorgang aus einer Bibliografie ein, wird bei markiertem Kontrollkästchen zunächst vor dem Öffnen des Bestellbuchs geprüft, ob und ggf. welche Bestellungen zu diesem Titel bereits im Bestellbuch oder Abholfach vorhanden sind. Octopus zeigt Ihnen dann vor dem Öffnen des Bestellformulars alle noch nicht an Kunden gelieferten Bestellungen zu diesem Titel bzw. Artikel an.

Octopus nach externer Bestellung beenden

Wenn Sie die Bibliografien direkt aus Octopus starten, darf dieses Kontrolllkästchen nicht markiert werden.

Bestellreste immer senden

Ist diese Option markiert, wird nach dem Buchen einer Teillieferung zu einer nicht vorgemerkten Bestellung die Bestellung mit der Restmenge sendebereit gestellt.

Ist diese Option nicht markiert, wird nach der Buchung einer Teillieferung die Bestellung mit der Restmenge als "nicht senden" im Bestellbuch gekennzeichnet. Sie können dann fallweise entscheiden, ob die Restmenge doch noch nachbestellt werden soll oder die gelieferte Menge ggf. schon ausreicht (vor allem bei Lagerbestellungen).

"Geliefert"-Kennzeichnung ohne Buchung

Lassen Sie dieses Kontrollkästchen frei, können Sie direkt im Bestellbuch Wareneingänge für einzelne Bestellungen buchen.

Nach Reservierung kein Abholfachbeleg

Reservieren Sie für einen Kunden einen vorhandenen Lagertitel aus dem Formular "Lagertitel und -Artikel", so wird mit dem Speichern der Reservierung der Druck eines Reservierungs- bzw. Abholfachbelegs  angeboten. Wollen Sie Reservierungsbelege generell nicht oder zeitlich unabhängig vom Speichern der Reservierung drucken, markieren Sie dieses Kästchen.

K(unden)-Bestellzeichen in K(unden)-Benachrichtigungen

Markieren Sie dieses Kästchen, wenn das in einer Bestellung angegebene Kundenbestellzeichen (Kundenreferenz) auch in den Betreff der Kundenbenachrichtigung zur Bestellung übernommen werden soll.

Gesendet/Geliefert wiederholen

Markieren Sie die gewünschten Kästchen, wenn bei der Wiederholung von Kundendaten (F12) im Bestellbuch auch die Markierung "Gesendet" bzw. "Geliefert" mit wiederholt werden soll.

Farbe für Bestellung mit Meldung

Wählen Sie hier die Farbe aus, in der Ihnen Bestellungen mit Meldungen auf der Registerseite "Tabelle" des Bestellbuchs dargestellt werden sollen.

Farbe besonders eiliger Bestellungen

Wählen Sie hier die Farbe aus, in der Ihnen als "eilig" gekennzeichnete Bestellungen auf der Registerseite "Tabelle" des Bestellbuchs dargestellt werden sollen.