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DSGVO

Octopus unterstützt Sie bei der Erfüllung Ihrer Pflichten gemäß DSGVO (Datenschutzgrundverordnung). Im Ihrem Ordner \Octopus\TEXT befinden sich dazu die Dokumente

DSGVO_Datenschutzvereinbarung.pdf

DSGVO_Informationen.pdf

DSGVO_Kundeninformation.docx

DSGVO_Kundeninformation.pdf

DSGVO_Verzeichnis.docx

DSGVO_Verzeichnis.pdf

DSGVO_Verzeichnis-Beispiel.docx

DSGVO_Verzeichnis-Beispiel.pdf

Von Ihren Kunden erteilte Zustimmungen können Sie mit Octopus dokumentieren, auf der Registerseite "Telekontakte" gibt es seit Octopus Version 4.4 entsprechende Felder:

Kundenadressen - Registerseite "Telekontakte"

Hier wird zwischen drei Zustimmungsarten unterschieden:

Unbegrenzte Speicherdauer

Möchten Sie die Daten des Kunden dauerhaft in Ihrer Kundenkartei speichern, muss der Kunde der unbegrenzten Speicherdauer zustimmen. Ist diese Option in einer Bestellkundenadresse nicht markiert, wird der Bestelldatenssatz nach Verkauf der Besorgung an Kasse anonymisiert und die Bestellkundenadresse gelöscht.

Kundenbenachrichtigung

Kunden dürfen nur über den Bestellstatus benachrichtigt werden, wenn eine Zustimmung ihrerseits erteilt wurde. Speichern Sie eine Bestellung zu einem Kunden, bei dem diese Option nicht markiert ist, wird die Nachrichtenart "K - Keine Nachricht" in die Bestellung eingetragen. Auf diese Weise wird vermieden, dass beim Wareneingang unerwünschte Kundenbenachrichtigungen angelegt werden.

Einladung, Werbung, Profil

Möchten Sie erweiterte Kundendaten, wie Kundeninteressen (Profildaten) speichern oder Rundschreiben an Ihre Kunden versenden, ist eine zusätzliche Zustimmung erforderlich. Es empfiehlt sich in diesem Fall, die Zustimmung schriftlich einzuholen. Fehlt diese Zustimmung in der Kundenadresse, wird beim Erzeugen von Seriennachrichten keine Nachricht an den entsprechenden Kunden angelegt.

Markieren Sie also zunächst, welche Zustimmung(en) Sie erhalten haben. Bei anschließender Auswahl der Schaltfläche "DSGVO" aus, wird der Text "Kunde hat gem. DSGVO zugestimmt." inklusive Zustimmungsdatum in die nebenstehenden Felder eingetragen und die Änderungen werden gespeichert. Den Text können Sie bei Bedarf anpassen.

Octopus macht Sie bereits bei der Bestellaufnahme darauf aufmerksam, ob eine Zustimmung gemäß DSGVO erteilt wurde. Sobald Sie die Adresse ausgewählt haben, wird unterhalb der Adressnummer der Text "DSGVO" aktiviert, wenn der Kunde bereits eine Zustimmung erteilt hat. Mit Klick auf den farbigen Text "DSGVO" wird Ihnen der Inhalt des Textfeldes in der Kundenadresse zur DSGVO angezeigt.

Informationen zur erteilten Zustimmung gem. DSGVO Ihres Kunden

Bleibt der Text "DSGVO" unterhalb der Adressnummer grau, wurde keine Zustimmung erteilt. Rufen Sie in diesem Fall mit einem Rechtsklick der Maus in das grau Feld mit den Kundendaten neben der Adressnummer die Kundenadresse des Kunden auf und wechseln auf die Registerseite "Telekontakte". Dokumentieren Sie hier die vom Kunden erhaltenen Zustimmung(en) wie oben beschrieben und informieren Sie Ihren Kunden über sein Widerrufsrecht. Nachdem Sie Ihre Änderungen in der Kundenadresse gespeichert haben, befinden Sie sich wieder in der Bestellmaske.

Können Ihre Kunden an einem oder mehreren Arbeitsplätzen direkt mit auf den Monitor sehen, können Sie einen Blickschutz für Ihre Kundendaten bei der Bestellaufnahme einstellen.