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Tabellen bereinigen

Nutzen Sie die folgenden Funktionen, um Archivierungs- und/oder Löscharbeiten in den Bereichen Abholfach, Lagerbestand, Kundenadressen und Casharchiv vorzunehmen.

Bevor Sie die nachfolgenden Vorgänge starten, schließen Sie Octopus, die verwendeten Bibliografien und OctoTime/Cashtimer an allen Arbeitsplätzen. Beenden Sie bitte außerdem SBSCash. Wie immer vor Lösch- oder Archivierungsvorgängen, ist das Anfertigen einer Datensicherung empfehlenswert. Da die Archivierungs- und Löscharbeiten erfahrungsgemäß einige Zeit in Anspruch nehmen können, sollte Sie die Vorgänge erst nach Geschäftsschluss starten.

Nach Abschluss dieser Vorgänge empfiehlt sich die Durchführung einer Reorganisation der Anwendungstabellen mit "Pack".

Archivierung des Abholfachs

Starten Sie nun Octopus an einem Arbeitsplatz mit der Supervisor-Anmeldung. Rufen Sie über die Menüfolge System - Reorganisation - Tabellen bereinigen - Abholfach folgendes Formular auf.

Abholfacharchivierung

Markieren Sie, welche Bestellungen Sie archivieren oder löschen möchten und klicken Sie anschließend auf die entsprechende Schaltfläche. Außerdem können Sie Bestellungen, die sich bereits im Bestelldatenarchiv befinden, löschen. Bitte beachten Sie, dass gelöschte Bestellungen in der Warengruppenbudgetierung und bei Auswertungen nicht berücksichtigt werden!

Bei der Archivierung von Bestellungen mit der Option "Alle älter als 90 Tage" werden alle an Kunden gelieferte Bestellungen, die im Abholfach stehen und deren Kundenbestelldatum gleichzeitig mehr als 90 Tage zurückliegt, archiviert. Bestellungen ohne Kundenbestelldatum verbleiben - unabhängig vom Lieferstatus - im Bestellbuch bzw. Abholfach. Das Sende- und das Lieferdatum sind bei der Archivierung irrelevant.

Mit der Funktion "Anonymisieren im Abholfach und Bestelldaten-Archiv" können Sie gemäß DSGVO Kundendaten in Ihren Bestelldatensätzen anonymisieren, damit die Bestellungen weiterhin für betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung stehen. Bitte beachten Sie, dass für diese Funktion ein anonymes Kundenkonto inkl. Kundenadresse in Octopus angelegt und in den Systemparametern auf der Registerseite "Bestellbuch" hinterlegt sein muss.

Lager

Zur Bereinigung der Daten kann ein Löschvorgang für Lagerdaten gestartet werden. Dazu ist die Anmeldung als "SUPERVISOR" erforderlich. Bitte beachten Sie, dass mit den Titeln/Artikeln auch die mit diesen Titeln/Artikeln verbundenen Daten (Transaktionen, Bestellungen im Bestellbuch und Archiv und Titelzusatzinformationen) gelöscht werden. Diese Daten stehen dann nicht mehr für statistische Auswertungen zur Verfügung!

Rufen Sie über die Menüfolge System - Reorganisation - Tabellen bereinigen - Lager folgendes Formular auf.

Lagerdaten löschen

Markieren Sie den gewünschten Zeitraum und starten Sie den Vorgang über "Löschen". Gelöscht werden Lagertitel und –Artikel, deren Bestand gleich Null ist und die sich in dem gewählten Zeitraum nicht mehr bewegt haben. Wählen Sie die Option "oder als 'nicht aktiv' markierte" zum Löschen, werden alle Titel mit Nullbestand gelöscht, die in der Lagertabelle als "nicht aktiv" gekennzeichnet wurden. Diese Markierung kann übrigens direkt in der Tabellenansicht des Formulars "Lagertitel und -Artikel" gesetzt werden.

Kundenadressen

Zur Bereinigung der Daten kann ein Löschvorgang für Bestellkundenadressen gestartet werden. Dazu ist die Anmeldung als "SUPERVISOR" erforderlich.

Sie können alle Kundenadressen löschen, die dem Bestellkundensammelkonto zugordnet sind und entweder markiert sind oder der letzte Kontakt vor einem eingestellbaren Datum liegt. Deshalb markieren Sie ggf. zunächst Kundenadresse von Bestellkunden, die Sie löschen möchten. Wollen Sie Kundenadressen in Abhängigkeit von dem letzten Kontakt löschen, entfernen Sie eventuell vorhandene Markierungen in den Kundenadressen:

http://hilfe.engelsys.net/hilfe/octopus/htm__kunden_adressenfilternundmarkieren.htm

Nachdem Sie die Markierung in den Kundenadressen entsprechend bearbeitet haben, rufen Sie über die Menüfolge System - Reorganisation - Tabellen bereinigen - Kundenadressen folgendes Formular auf:

Kundenadressen löschen

Legen Sie ein Datum für den Letzten Kontakt fest, in dessen Abhängigkeit die Kundenadressen gelöscht werden sollen und wählen Sie die Schaltfläche "Löschen" aus. Bitte beachten Sie, dass die Kundenadressen nur gelöscht werden, wenn es keine Bestellungen mehr im Bestellbuch und Abholfach gibt. Die zu den Adressen archivierten Bestellungen werden gelöscht.

Möchten Sie, dass Bestellungen für zu löschende Kundenadressen für betriebswirtschaftliche Auswertungen weiterhin zur Verfügung stehen, führen Sie einfach vor dem Löschen von Kundenadressen die Anonymisierungsfunktion bei der Archivierung des Abholfachs durch.

Casharchiv

Zur Bereinigung der Daten kann ein Löschvorgang für archivierte Kassenvorgänge gestartet werden. Dazu ist die Anmeldung als "SUPERVISOR" erforderlich.

Rufen Sie über die Menüfolge System - Reorganisation - Tabellen bereinigen - Cash-Archiv folgendes Formular auf.

Casharchiv löschen

Sie können damit alle Kassiervorgänge löschen, die verbucht und älter als 1, 2 oder 3 Jahre sind. Bitte beachten Sie, dass Ihnen durch das Löschen ggf. Daten für Statistiken fehlen können, wenn Sie längerfristige Jahresvergleiche auswerten möchten.