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Serienbriefe mit Octopus und Microsoft Word

Octopus bietet Ihnen die Möglichkeit, mit den hinterlegten Kundenadressen Serienbriefe zu erstellen. Sie benötigen dazu markierte Kundenadressen in Octopus sowie die gewünschte Serienbrief-Vorlage für Microsoft Word. Sind beide Vorarbeiten erledigt, können Sie den Serienbrief für die markierten Adressen erstellen und drucken.

Kundenadressen markieren

Markieren Sie alle Kundenadressen, die den Serienbrief erhalten sollen. Dazu entfernen Sie zunächst die gegebenenfalls noch vorhandenen Markierungen aus einem früheren Vorgang. Anschließend können Sie die Adressen für den aktuellen Serienbrief markieren, zum Beispiel indem Sie bei den einzelnen Adressen jeweils das Kästchen "Markiert"/"Merker" anklicken.

Noch effektiver gehen Sie vor, wenn Sie die gewünschten Kundenadressen ausfiltern, z.B. nach dem Kundenprofil, und dann die gefilterten Adressen im Stapel markieren.

Eine ausführliche Anleitung zum Entfernen vorhandener Markierungen sowie zum Markieren im Stapel finden Sie im Abschnitt Kundenadressen filtern und markieren.

Möchten Sie einmal markierte Adressen für spätere Werbeaktionen nochmals verwenden, ist es sinnvoll, bei diesen Adressen im Stapel einen Profiltext zu hinterlegen. Nach diesem Text können Sie dann filtern und erhalten somit schnell und einfach die gewünschten Adressen zurück. Diese können Sie dann im Stapel wieder markieren. Die Vorgehensweise zum Hinzufügen von Profiltexten ist im Kapitel Profiltext aller markierten Adressen näher beschrieben.

Serienbrief-Vorlage erstellen

Octopus wird mit zwei Muster-Vorlagen für Serienbriefe (Kundenbrief.dot, Kundenfax.dot) ausgeliefert, diese befinden sich im Verzeichnis \Octopus\Briefe. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, diese Vorlagen individuell anzupassen und weitere Vorlagen zu erstellen.

Möchten Sie eine Vorlage bearbeiten, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und wählen "Öffnen". Unsere Standardvorlagen enthalten bereits alle notwendigen Seriendruckelemente, wie z.B. die Anschrift des Kunden oder die Briefanrede. Sie können diese Elemente nach Belieben positionieren, formatieren oder sogar in ein anderes Dokument kopieren. Zum Speichen Ihrer Änderungen wählen Sie "Datei - Speichern unter". Geben Sie den Dateinamen an und wählen Sie als Speicherort z.B. den Octopus-Ordner "Briefe".

Zum Entfernen des in den Standardvorlagen enthaltenen Wasserzeichens wählen Sie aus der Menüleiste "Ansicht" und dann "Kopf- und Fußzeile". In diesem Modus können Sie jetzt die einzelnen Grafikelemente des Wasserzeichens anklicken und mit der "Entf"-Taste löschen.

Verknüpfen von Brief und Adressen

Öffnen Sie die Kundenadressen und wählen Sie aus den weiteren verfügbaren Funktionen (F6) "Brief an markierte Adressen" aus. Mit dem Öffnen der von Ihnen angepassten Briefvorlage wird Microsoft Word gestartet, die Briefvorlage geöffnet und die Kundendaten eingefügt. Nun können Sie den Serienbrief wie gewohnt mit Microsoft Word bearbeiten oder direkt drucken.

Hinweis: Die Serienbriefe werden in der Reihenfolge erstellt und gedruckt, in der die Adressen in der Tabelle "Kundenadressen" angezeigt werden. Wünschen Sie z.B. den Ausdruck in der Reihenfolge der Postleitzahlen, sortieren Sie einfach vor dem Erstellen des Serienbriefs die Tabelle "Kundenadressen" entsprechend.