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Seriennachrichten per Mail erstellen

Möchten Sie allen Kunden, deren Mailadresse in Octopus hinterlegt ist eine Seriennachricht senden, gliedert sich der Vorgang in die 4 Schritte

- Erstellen des gewünschten Textes

- Markieren der Kundenadressen mit Mailadresse

- Seriennachricht erzeugen

- Übergabe der Mails an Ihr Email-Programm

Bitte beachten Sie:

Für die Stapelversand von Mails aus Octopus benötigen Sie das Mailprogramm Microsoft Outlook.

Erstellen des gewünschten Textes

Über Öffne… - System rufen Sie das Formular "Vorbereite Texte für Kunden und Lieferanten" auf. Erstellen Sie hier den gewünschten Text und markieren Ihn als Kundentext. Beginnen Sie den Text ohne Anrede, diese wird bei der Erstellung der Seriennachrichten automatisch von Octopus für jeden Kunden gemäß der bei der Kundenadresse hinterlegten Briefanrede hinzugefügt.

Da ein Semikolon bei der Übergabe der Mailnachrichten an Ihr E-Mailprogramm als Steuerzeichen wirkt und den nachfolgenden Text abschneiden würde, darf dieses Satzzeichen weder im Nachrichten-Text noch im späteren Betreff der Mail verwendet werden. Bitte beachten Sie dies bei der Gestaltung des gewünschten Textes.

Vorbereiteter Text für Kunden-Seriennachricht

Markieren der Kundenadressen mit Mailadresse

Öffnen Sie das Formular "Kundenadressen" z.B. über die Registerseite Kunden des Öffne-Formulars oder über den zweiten Link im Bereich Kunden.

Sie sollten zuerst wie im Abschnitt "Kundenadressen filtern und markieren" beschrieben überprüfen, ob bereits Kundenadressen markiert sind und diese ggf. löschen, falls die Markierungen nicht den Kundenadressen für das geplante Mailing entsprechen.

Öffnen Sie nun erneut den Suche-Dialog mit Strg-F und wählen Sie Suche löschen. Im Formular "Kundenadressen" werden nun wieder alle Adressen angezeigt. Filtern Sie nun die Kundenadressen nach den Adressen, zu denen eine Mailadresse hinterlegt ist mit dem Kriterium

"Mail - Enthält - @".

Suchkriterium für Kundenadressen mit Mailadresse

Jetzt können Sie alle gefilterten Kundenadressen markieren über die Funktion Markierungen setzten/entfernen aus den verfügbaren Funktionen (F6).

Auf gleichem Weg können Sie die Kundenadressen auch nach anderen oder zusätzlichen Kriterien filtern und markieren. Für die Kennzeichnung von Interessensgebieten und Lese-Vorlieben eignen sich beispielsweise in der Kundenadresse besonders die Felder Profil und Profiltext auf der Seite "Telekontakte". Sie können Ihre Kundenadressen für gezielte Aktionen nach diesen Einträgen filtern.

Bitte beachten Sie, dass seit Octopus Version 4.4 Seriennachrichten per Mail nur für Kunden erstellt werden, bei denen in der Kundenadresse auf der Registerseite "Telekontakte" die DSGVO-Option "Einladungen, Werbung, Profil" markiert ist.

Seriennachricht erzeugen

Zum Erstellen der Seriennachricht öffnen Sie das Formular "Kundenbenachrichtigungen" z.B. über die Registerseite Kunden des Öffne-Formulars.

Formular Kundenbenachrichtigungen

Aus den weiteren Funktionen (F6) wählen Sie die Funktion Seriennachricht hinzufügen. Geben Sie den gewünschten Betreff ein und wählen Sie den zuvor angelegten Text für das Mailing aus und geben einen Betreff ein. Als Nachrichtenart wählen Sie die Nachrichtenart Mail (M). In dem Feld "Mailanhang" können Sie zusätzlich eine Datei auswählen, die jeder der erzeugten Mails als Dateianhang beigefügt werden soll.

Seriennachricht erstellen

Mit einem Klick auf das türkisfarbene Ringblocksymbol erzeugen Sie jetzt die Nachrichten für alle vorher markierten Kundenadressen.

Übergabe der Mails an Ihr Email-Programm

Für die Übergabe der so erzeugten Mails an Ihr Email-Programm wählen Sie im Formular "Kundenbenachrichtigungen" aus den weiteren verfügbaren Funktionen (F6) die Funktion "Alle Mails versenden". Damit werden alle in den Kundenbenachrichtigungen bereitstehende unerledigte Nachrichten mit der Nachrichtenart M an Ihr Email-Programm übergeben.