Anlegen und Verwalten von Benutzerkonten
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Beim Start von Octopus wird automatisch der unter Windows angemeldete Benutzer vorgeschlagen. Dieser Benutzer kann sich in Octopus ohne Kennwort anmelden, sofern zu diesem Benutzer nicht bereits ein Kennwort hinterlegt ist.
Über System - Benutzerverwaltung öffnen Sie die Benutzerliste mit den bereits in Octopus angelegten Benutzern.
Benutzerkonto Hier können Sie neue Benutzer anlegen oder die vorhandenen Benutzer verwalten, Kennworte zuweisen, die über die Octopus-Oberfläche aufzurufenden Bibliografien einstellen und über die Benutzerstufe Zugriffsrechte zuweisen. Nähere Informationen zu den Zugriffsrechten finden Sie im Abschnitt Verwaltung von Benutzerrechten.
Der im Feld "Name" hinterlegte Text wird bei der Anmeldung dieses Benutzers in der Octopus-Titelleiste angezeigt.
Darüber hinaus können noch folgende Werte festgelegt werden: Liste zuletzt geöffneter Formulare Geburtstage prüfen alle ... Minuten Periodika prüfen alle __ Minuten Bestellbuch prüfen alle __ Minuten Gelbe Seiten prüfen alle __ Minuten Aufgaben anzeigen, die in den nächsten __ Tagen beginnen Export für Spiegel / media control / Libri-Regalmanager / eBuch Auf SBSCash Datenaustausch warten Online bibliografieren in VLB/pcbis.de/Ubitweb/OctopusPlus
Bei Aufruf eines Formulars können entweder zuerst die Detailangaben/Felder eines Datensatzes auf der ersten Seite des Formulars angezeigt werden oder alle Datensätze in der Tabelle. Legen Sie hier fest, in welcher Ansicht Formulare beim Aufruf für diesen Benutzer angezeigt werden sollen.
Jeder Benutzer kann einer der angelegten Abteilungen zugeordnet werden. Das Formular Abteilungen öffnen Sie über Öffne… - Bestellbuch - Abteilungen. Hinterlegen Sie hier die Abteilung "LADEN", ist der Blick auf die Kundenadressen bei der Bestellaufnahme geschützt (DSGVO).
Liste zuletzt geöffneter Formulare Sie können die Anzahl der im Dateimenü angezeigten zuletzt vom Benutzer verwendeten Formulare festlegen.
Die Schriftgröße in den Tabellenansichten der Octopus-Formulare kann hier benutzerabhängig von 9 bis 20 Punkt eingestellt werden.
Benutzerabhängig kann festgelegt werden, ob nach dem Speichern einer Bestellung die Möglichkeit zum Ausdruck eines Kundenzettels bestehen soll.
Auf SBSCash Datenaustausch warten Für die zeitgesteuerte Verarbeitung des Cash-Archivs in Octopus ohne Benutzereingriff muss bei mindestens einem, am besten täglich ganztägig angemeldeten Benutzer diese Funktion aktiviert sein. Zusätzlich müssen für die zeitgesteuerte Verarbeitung folgende Einstellungen vorgenommen werden: System - Systemparameter - Kasse: Intervall für Lager und Abholfach-Update System - Systemparameter - System: Zeitüberwachung global aktiv
Benutzer darf Berichte ausgeben Zum besseren Schutz Ihrer internen Daten ist die Möglichkeit der Ausgabe von Berichten an die Benutzereinstellungen gebunden. Es können Berichte und die Statistik nur von Benutzern angefordert werden, bei das Kontrollkästchen "Benutzer darf Berichte ausgeben" aktiviert ist.
Wird eine ISBN oder EAN, z.B. aus der Bibliografie in die Zwischenablage kopiert, löst dies in Octopus die Bestellfunktion aus und es wird das Bestellformular geöffnet. Diese Funktion kann benutzerabhängig deaktiviert werden.
Für die Bestellaufnahme aus der Bibliografie bibWIN: Wird bibWIN aus Octopus aufgerufen und ist in bibWIN als externes Bestellprogramm "oswitch.exe" hinterlegt, darf dieses Kästchen NICHT markiert sein.
Häufig sollen Periodika mit einem Aufkleber oder Begleitschreiben ohne Lieferschein oder Rechnung ausgeliefert werden. Ist dieses Kontrollkästchen markiert, so wird bei diesem Benutzer beim Aufruf des Formulars "Periodikatitel fakturieren" nach der Auswahl des Titels das Fakturierereignis sofort mit dem Auslieferungsereignis (z.B. KL = Lieferung an Kunden) belegt, das es in den Systemparameter – Periodika hinterlegt ist. Versehentliches Erzeugen von Belegpositionen wird damit weitgehend ausgeschlossen.
Über das Kontrollkästchen Aufgaben überwachen aktivieren Sie für diesen Benutzer die Aufgabenverwaltung. Nähere Informationen zur Aufgabenverwaltung finden Sie im Kapitel Aufgabenverwaltung dieses Handbuchs.
Aufgaben anzeigen, die in den nächsten __ Tagen beginnen Ist die Aufgabenüberwachung für den Benutzer aktiviert, können Sie hier die Anzeige der Aufgaben in Abhängigkeit des "Beginnt-am"-Datums festlegen.
Ist dieses Kontrollkästchen markiert, startet Octopus bei Anmeldung mit dieser Benutzerkennung auch Phoner und arbeitet mit aktiver Telefonie. Ist das Kästchen nicht markiert, sind die Schaltflächen für das Wählen von Telefonnummern oder das Schreiben einer SMS (z.B. im Formular Kundenadressen) nicht vorhanden.
Geburtstage prüfen alle ... Minuten An anstehende Geburtstage Ihrer Kunden kann Octopus Sie über die Aufgabenverwaltung erinnern. Stehen in den nächsten sieben Tagen Kundengeburtstage an, wird in der Aufgabenverwaltung eine entsprechende Aufgabe angelegt, die bei allen Benutzern mit aktivierter Aufgabenverwaltung angezeigt wird. Den Geburtstag eines Kunden können Sie übrigens im Formular Kundenadressen auf der Seite "Sonstiges" hinterlegen.
Periodika prüfen alle __ Minuten In einigen Fällen sollen Periodika-Objekte (Abonnements) trotz Abbestellung bis zu einem bestimmten Termin noch weiter an Kunden geliefert werden. Damit Sie derartige Fälle leichter verwalten können, überprüft Octopus für Sie in Zeitabständen, die Sie bestimmen können, alle Abbestellungen von Kunden, die noch nicht gebucht sind. Findet Octopus in diesem Zusammenhang eine Abbestellung, die gebucht werden soll, wird die Menge beim Abonnement verringert, die Historie wird ergänzt und die Aktion wird als erledigt in die Octopus - Aufgabenverwaltung eingetragen.
Für die Überprüfung der Periodika-Objekte ohne Benutzereingriff muss bei mindestens einem, am besten täglich angemeldeten Benutzer diese Funktion aktiviert sein.
Bestellbuch prüfen alle __ Minuten Bestellungen können mit einem Sendetermin aufgenommen und zunächst als "nicht senden" markiert werden. Bei der Überprüfung des Bestellbuchs wird bei solchen Bestellungen zum Sendetermin die Kennzeichnung "nicht senden" entfernt, die Bestellungen werden beim nächsten Sendevorgang an den entsprechenden Lieferanten mit versendet.
Für die Überprüfung des Bestellbuchs ohne Benutzereingriff muss bei mindestens einem, am besten täglich angemeldeten Benutzer diese Funktion aktiviert sein.
An fällige Remissionen kann Octopus Sie über die Aufgabenverwaltung erinnern. Sind in den nächsten drei Tagen Remissionen im Lager fällig, wird bei der Überprüfung des Lagers eine entsprechende Aufgabe (unerledigt) in die Aufgabenliste eingetragen.
Für die Überprüfung des Lagers ohne Benutzereingriff muss bei mindestens einem, am besten täglich angemeldeten Benutzer diese Funktion aktiviert sein.
Gelbe Seiten prüfen alle __ Minuten Beim Einlesen und Verarbeiten von Gelbe-Seiten-Dateien werden Informationen zu Preisänderungen, Ladenpreisaufhebungen etc. zu den Lagertiteln hinterlegt. Preisänderungen werden bei der Überprüfung der Gelben Seiten automatisch zum Wirksamkeitsdatum vorgenommen. Zu fälligen Ladenpreisaufhebungen, Rückrufen und sonstigen Vorgängen wird bei der Überprüfung eine unerledigte Aufgabe in der Aufgabenliste angelegt.
Für die Überprüfung der Gelbe-Seiten-Informationen ohne Benutzereingriff muss bei mindestens einem, am besten täglich angemeldeten Benutzer diese Funktion aktiviert sein.
Beim Einsatz von Funkscannern in der Bestandspflege oder für die Aufnahme bzw. Rücknahme von Belegpositionen ist es aufgrund der Entfernung zum Bildschirm manchmal komfortabel, wenn Octopus eine akustische Rückmeldung über den Erfolg des Scannvorganges liefert. Legen Sie hier fest, ob für den Benutzer in diesen Fällen akustische Rückmeldungen erfolgen sollen.
Wählen Sie hier die Wav-Datei, die bei fehlerhaften Scannvorgängen abgespielt werden soll. Einige Wav-Dateien finden Sie z.B. in Ihrem Verzeichnis \Octopus\Sound.
Wählen Sie hier die Wav-Datei, die bei erfolgreichen Scannvorgängen abgespielt werden soll. Einige Wav-Dateien finden Sie z.B. in Ihrem Verzeichnis \Octopus\Sound.
Export für Spiegel / media control / Libri-Regalmanager /eBuch Für den automatischen zeitgesteuerten Export der Umsatzdaten muss bei mindestens einem, am besten täglich ganztägig angemeldeten Benutzer diese Funktion aktiviert sein.
Über die Schaltfläche Gespeicherte Layouteinstellungen löschen setzten Sie alle Formulare, die Anordnung und Breite der Tabellenspalten wieder in den Ausgangszustand zurück.
Als lieferantenunabhängiges Warenwirtschaftssystem bietet Ihnen Octopus die Möglichkeit, eine oder mehrere beliebige im Buchhandel gebräuchliche Bibliografien einzusetzen. Hier können Sie einstellen, welche Bibliografien Sie in Ihrer Octopus-Oberfläche sehen und starten möchten. Hinterlegen Sie in diesen Feldern den Pfad zur Programmdatei von lokal installierten Bibliografien wie Bibwin2011, Ginkgo, Libri.Pro etc.
Für Bestellungen aus Libri.Pro bzw. Heureka können Sie hier den Pfad zu der von der Bibliografie erstellten Exportdatei angeben.
Online bibliografieren in VLB/pcbis.de/Ubitweb/OctopusPlus Markieren Sie die Online-Bibliografie(n), für die dem betreffende Benutzer in der grafischen Oberfläche von Octopus der entsprechende Link für den Aufruf der Online-Bibliografie angezeigt werden soll.
Der hier hinterlegte Text wird beim direkten Versenden von Bücherzetteln per E-Mail als E-Mail-Text (z.B. als Signatur) verwendet.
Der hier hinterlegte Text wird beim direkten Versenden von Bücherzetteln im Betreff der E-Mail angegeben.
Mit der Importschwelle können Sie festlegen, ab welcher Anzahl von Bestellungen, die im Stapel aus einer Bibliografie (beispielsweise vom Notizzettel) nach Octopus übernommen werden, das Erfassungsformular für Stapelbestellungen geöffnet werden soll. Wird die eingestellte Importschwelle unterschritten, öffnet sich für jeden Titel einzeln das Bestellbuchformular, so dass die Bestellungen nacheinander bearbeitet und gespeichert werden können und müssen. |
