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Die Kundendaten in Octopus

Was versteht man unter "Kundendaten"?

Alle für eine Kundenbeziehung relevanten Daten sollen in Octopus bereitstehen. Dazu gehören neben der Anschrift die Kommunikationsdaten, das Kundenprofil, die kundenspezifischen Zahlungskonditionen und gegebenenfalls Besonderheiten für den einzelnen Kunden, die sich als Bemerkung erfassen lassen.

In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie eine schematische Darstellung der strukturellen Zusammenhänge der Kundendaten.

Struktur der Kundendaten in Octopus

Bestellungen

Sowohl für Ihre Bestellkunden wie auch Ihre Rechnungskunden nehmen Sie Bestellungen auf. Bestellungen enthalten den Titel, die Menge, das Aufnahmedatum, den Lieferanten, den Bearbeitungsstatus und alle die Bestellung betreffenden Ereignisse. Die Bestellung ist über die Kundenadresse einem Kundenkonto zugeordnet. Für Bestellkunden ist das Kundenkonto das Sammelkonto, für Rechnungs- und Periodikakunden das individuelle Konto.

Fakturierung und Finanzbuchhaltung

Zu jedem individuellen Kundenkonto können Sie Lieferscheine oder Rechnungen erfassen. Alle Belegpositionen können sofort verbucht werden oder Sie fassen die Positionen zu Sammelrechnungen zusammen. Für jedes Kundenkonto können Sie beliebig viele Adressen erfassen. Eine Zuordnung der einzelnen Belegpositionen zu diesen Adressen ermöglicht es Ihnen, Rechnungen unter einem Konto an unterschiedliche Adressen zu erstellen, diese aber unter einem Konto zu verwalten.

Bereits in der Fakturierung wird die für die Finanzbuchhaltung wesentliche Differenzierung der Erlöse vorgenommen. Diese Differenzierung ist notwendig für den Export der Forderungen in die Finanzbuchhaltung und die korrekte Verbuchung der Umsätze.

Beim Zahlungseingang wird die entsprechende Buchung erzeugt, um die Gegenbuchung auch in die Finanzbuchhaltung exportieren zu können. Es ist jedoch nicht zwingend notwendig, eine eigene Finanzbuchhaltung einzusetzen. Die DATEV-Kompatibilität sorgt dafür, dass die meisten Finanzbuchhaltungsprogramme Ihre Daten importieren können, so auch das Ihres Steuerberaters.