SBSCash für Octopus > Installation und Einrichtung > Installation Software >

Verbuchung der Kassenverkäufe

Die an der Kasse gebuchten Verkäufe werden durch einen Datenaustausch oder einen Kassenabschluss zunächst in das Casharchiv der Basissoftware Octopus übergeben. Die Buchungen der Transaktionen in der Lagerwirtschaft und damit die Verringerung der Lagerbestände sowie die Buchung der Ereignisse im Bestellbuch (Abholung von Kundenbestellungen) erfolgt in Octopus entweder manuell oder automatisch in festgelegten Zeitintervallen.

Für die automatische, zeitgesteuerte Verarbeitung des Casharchivs in Octopus haben Sie zwei Möglichkeiten:

Buchung durch das Programm "OctoTime"

Für die automatische Verbuchung des Casharchivs können Sie das Zusatzprogramm "OctoTime" verwenden. Das Programm wird über die Datei "octotime.exe" aus Ihrem Octopus-Ordner "OctoTime" gestartet.

Damit Sie das Programm nicht bei jedem Rechnerstart erneut von Hand starten müssen, ist es sinnvoll, eine Verknüpfung des Programms im Autostart-Ordner von Windows anzulegen. "OctoTime" startet dann nach dem Einschalten des PCs automatisch.

Es reicht aus, wenn das Programm an einem Arbeitsplatz in Ihrem Netzwerk gestartet ist.

CashTimer für die Verbuchung der Kassenverkäufe in Octopus

Beim ersten Programmstart von "OctoTime" sollten Sie das Modul einstellen. Klicken Sie auf "Stop" und dann auf "Einstellen". Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die grundlegenden Einstellungen des Programms vornehmen. Hinterlegen Sie hier den Pfad zu Ihrem Octopus-Ordner (z.B. O:\OCTOPUS\) sowie das gewünschte Zeitintervall für die Verbuchung (in Minuten). Sie können hier einen Wert von 1-60 eintragen. Sollen die Kundendaten von Bestellkunden, die der unbegrenzten Speicherdauer Ihrer Daten nicht zugestimmt haben, markieren Sie die Option "Kundenadressen gem. DSGVO löschen". Alle anderen Einstellungen lassen Sie unverändert. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit "OK" und starten Sie das Programm neu.

Die automatische Verbuchung ist jetzt bereits gestartet. Sie erkennen das an der grün hinterlegten Schaltfläche "Start". Im Feld "Meldungen" werden die Verbuchungen jeweils mit der Uhrzeit und einer Statusmeldung protokolliert. Die Zeilen daneben zeigen Ihnen jeweils die Anzahl der Buchungen seit dem Start der Überwachung, vom aktuellen Tag sowie insgesamt. Die beim ersten Programmstart vorgenommenen Einstellungen können bei Bedarf über die Schaltfläche "Einstellen" angepasst werden. Beachten Sie, dass diese Schaltfläche nur verfügbar ist, wenn die automatische Verbuchung deaktiviert ist (Schaltfläche "Stop").

Mit Klick auf die Schaltfläche "Symbol" wird OctoTime als Symbol im Infobereich (System Tray) von Windows, in der Regel unten rechts am Bildschirm, angezeigt. Für die Anzeige OctoTime, z.B. zur Kontrolle der Buchungsmeldungen, doppelklicken Sie auf dieses Symbol.

Buchung unter zusätzlicher Benutzeranmeldung

Für diese Variante nehmen Sie folgende Einstellungen in Octopus vor:

 System - Systemparameter - Kasse

         = Intervall für  Lager und Abholfach-Update

 System - Systemparameter - System

         = Zeitüberwachung global aktiv

 System - Benutzerverwaltung - Benutzer

         = Auf SBSCash-Datenaustausch warten

Das Kontrollkästchen "Auf SBSCash-Datenaustausch warten" sollte nur bei einem Benutzer markiert werden. Octopus muss zur Verarbeitung der Dateien mit dieser Benutzeranmeldung gestartet sein.

Wir empfehlen Ihnen, Octopus zu Geschäftsbeginn mit dieser Benutzeranmeldung zu starten und zu minimieren. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die automatische Verarbeitung regelmäßig stattfindet.

Selbstverständlich können Sie gleichzeitig ein zweites Octopus mit der gleichen Anmeldung öffnen. Der Ablauf anderer Prozesse während der automatischen Verarbeitung der Verkaufsdaten ist möglich, d.h. Sie können an allen Arbeitsplätzen "ganz normal" weiterarbeiten. Werden keine Einstellungen für die zeitgesteuerte Verarbeitung vorgenommen oder wird die Zeitüberwachung deaktiviert, kann die Verarbeitung im Formular "Casharchiv" manuell gestartet werden.