Rechnung als PDF per Mail versenden

Papier ist geduldig, scheint aber auch schon mal verloren zu gehen.

Bitten auch Ihre Kunden, wenn Sie an eine überfällige offene Rechnung erinnern, häufig um eine Kopie dieser Rechnung? Am liebsten gleich per Mail?

Mit Octopus können Sie Ihren Kunden auch diesen Wunsch erfüllen!

Rufen Sie die gewünschte Forderung an den Kunden auf und lassen sich mit Klick auf die Schaltfläche "Belegdatei" die Rechnung am Bildschirm anzeigen. Um die Fakturkopie per Mail zu versenden wählen Sie im Menü

<Datei> den Punkt < Exportieren als>

Eine gebuchte Rechnung als PDF-Datei per Mail versenden

Im Formular "Speichern als" wählen Sie den Dateityp "PDF-Dokument (*.PDF). Dieses Format ist universell mit dem kostenfreien Acrobat Reader lesbar.

Markieren Sie das Kästchen "Erzeugte Datei per Mail verschicken". Markieren Sie zusätzlich das Kästchen "Einstellungen permanent speichern", damit Ihnen diese Auswahl für spätere Vorgänge automatisch vorgeschlagen wird.

Als Dateiname wird "preview" vorgeschlagen. Ersetzen Sie dies durch z.B.
durch "Rg-12345" für die Rechnungsnummer "12345".

Mit "Speichern" wird die Datei im gewählten Format erzeugt und Ihr Mail-Programm gestartet. Die PDF-Datei wird direkt als Anlage in eine neue Mail eingefügt und Sie können die Nachricht für Ihren Kunden fertig stellen und versenden.

Extra-Tipp:

Benötigen Sie für einen Kunden die Rechnung ausschließlich im PDF-Format und gar keinen Ausdruck mehr, so stellen Sie in der Kundenadresse auf der Seite "Sonstiges" die Anzahl der Belegexemplare auf "0". Sie können dann die Rechnungen für den Kunden wie gewohnt buchen, es erfolgt kein Ausdruck. Die PDF-Datei zur Rechnung erzeugen Sie dann wie oben beschrieben.