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Gerade Firmenkunden stellen häufig ganz besondere Anforderungen an die formale Ausgestaltung der erhaltenen Rechnungen.
Sei es die Angabe einer von der Lieferadresse abweichenden Rechnungsadresse, eine bestimmte Sortierung der Belegpositionen, die Angabe von ISBN und Verlag zu jedem Titel oder auch die Angabe der eigenen Kostenstelle und des Empfängers zu jeder Position der Rechnung:
Alle diese speziellen Wünsche können Sie Ihren Kunden mit Octopus ganz individuell erfüllen!
Lieferadresse weicht von der Rechnungsadresse ab:
In einem solchen Fall erfassen Sie Liefer- und Rechnungsadresse zum gleichen Kundenkonto. Die Adressnummer der Rechnungsadresse können Sie im Kundenkonto als „alleinige Rechnungsadresse“ festlegen.
alleinige Rechnungsadresse festlegen
Die Lieferscheinpositionen erfassen Sie dann für die Lieferadresse, drucken den Lieferschein aus und liefern die Sendung mit diesem Beleg an die Lieferadresse. Mit dem Druck des Lieferscheins werden die Positionen wie gewohnt auf die Belegart "R" umgesetzt. Beim Ausdruck der Rechnung wird dann ganz automatisch die festgelegte "alleinige Rechnungsadresse" auf die Rechnung gedruckt und Sie können den Beleg an die gewünschte Adresse senden.
Sortierung der Belegpositionen:
Grundsätzlich können die Position eines Belegs gedruckt werden in der Reihenfolge der Aufnahme der Belegpositionen, sortiert nach Titel, Autor, Autor und Titel, Kostenstelle oder ISBN.
Auf der Seite "Kunden" der Systemparameter können Sie die grundsätzlich gewünschte Sortierung der Belegpositionen festlegen. Darüber hinaus können Sie bei Bedarf abweichend im Kundenkonto auf der Seite "Sonstiges" die individuell für diesen Kunden zu verwendende Sortierung der Belegpositionen einstellen.
Und schließlich können Sie noch direkt vor dem Druck einer Rechnung die Sortierung der Belegpositionen für diese eine Rechnung festlegen, falls eine andere Reihenfolge als die im Kundenkonto bzw. in den Systemparametern festgelegte Sortierung für diese Rechnung gewünscht ist:
Hier können Sie die gewünschte Sortierung der Belegpositionen für einen einzelnen Beleg festlegen
Kostenstellenangaben auf Rechnungen:
Angaben zu Kostenstellen, Empfänger und Abteilung können Sie direkt in der Kundenadresse auf der Seite "Sonstiges" in den Feldern "KRef1" - "KRef4" hinterlegen. Diese Angaben werden dann in jede Bestellung und jede Belegposition zur Adresse übernommen und können auch auf der Rechnung angegeben werden. Hier ist sogar eine Gruppierung nach Kostenstelle mit Angaben von Teilsummen möglich.
So kann eine Rechnung mit Kostenstellenangaben aussehen:
Gerne beraten wir Sie zu den Gestaltungsmöglichkeiten Ihrer Kundenbelege. Bei Bedarf übernehmen wir auch die Gestaltung von Vorlagen nach Ihren Vorgaben und Wünschen. Sprechen Sie uns einfach an, wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung!
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