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Ex- und Import von Bestelldateien

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In OctoBIBmini haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten Titel beispielsweise für eine spätere Verwendung in eine Datei zu exportieren. Dabei werden alle angezeigten Titeldaten sowie die angegebenen Bestellmengen in der Exportdatei gespeichert. Eine so erzeugte Exportdatei können Sie später wieder in OctoBIBmini importieren um dann damit die gewünschten Bestellungen aufzunehmen.

 

Auf diesem Weg können Sie beispielsweise im Schulbuchgeschäft Titeldaten je Schulklasse zusammenstellen und in je einer Exportdatei speichern. Für jeden Schüler können Sie nun die bereits zusammengestellten Titel mit der entsprechenden Datei importieren und die Bestellung speichern. Aber auch wenn Sie in einem Newsletter Lesetipps zusammengestellt oder bei einer Veranstaltung eine besondere Auswahl an Titeln vorgestellt haben, können Sie die betreffenden Titel in einer Exportdatei speichern und müssen nach einem Import dieser Datei für den interessierten Kunden nur noch die Bestellmengen anpassen.

 

Export

Haben Sie die gewünschten Titel in einer externen Bibliografie wie OctoBibwin zusammengestellt und im Stapel an Octopus übergeben, werden die Titel "Bestellungen aus Externbibliografie" angezeigt.

Stapelbestellung aus externer Bibliografie mit OctoBIBmini

Über das Exportsymbol starten Sie den Exportvorgang. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Speicherort für die Exportdatei festlegen können:

Exportdialog OctoBIBmini

Vorgeschlagen wird hier immer die Datei "BSTEXP" (Bestellexport) im Verzeichnis \Octopus\Export. Sie können sowohl den Dateinamen als auch den Speicherort nach Bedarf anpassen.

 

Import

Für den Import einer Bestelldatendatei muss zunächst OctoBIBmini geöffnet sein. Ist dies aktuell nicht der Fall, können Sie es mittels einer (fingierten) Suche im Lager aufrufen. Werden zu dem eingegebenen Suchbegriff (z.B. zur Eingabe "Bitte geben Sie einen Suchbegriff ein") am Lager keine Daten gefunden, erfolgt die Meldung:

Meldung nach ergebnisloser Suche z.B. im Lager

Beantworten Sie diese Frage mit "Ja", öffnet sich der Dialog zur Dateiauswahl. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und beantworten die Frage "Möchten Sie den Vorgang jetzt starten?" mit "Ja" und bestätigen die nachfolgende Erfolgsmeldung mit "OK". Die Titeldaten aus der Exportdatei werden Ihnen nun angezeigt. Um die Angaben zu Lagerbestand und Bestellungen zu aktualisiern, klicken Sie auf das Symbol mit den beiden grünen Pfeilen . Damit wird zu den angezeigten Titeln neu der aktuelle Lagerbestand sowie die vorhandenen Bestellungen ermittelt. Anschließend können Sie die Kundenadresse auswählen, die Bestellmengen bei Bedarf anpassen und die Bestellungen speichern.

 

Ist OctoBIBmini bereits geöffnet, können Sie den Import einer Bestelldatendatei über das Importsymbol starten. Damit öffnet sich der Dialog zur Dateiauswahl. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und beantworten die Frage "Möchten Sie den Vorgang jetzt starten?" mit "Ja" und bestätigen die nachfolgende Erfolgsmeldung mit "OK". Die Titeldaten aus der Exportdatei werden Ihnen nun angezeigt. Sie können nun die Kundenadresse auswählen, die Bestellmengen bei Bedarf anpassen und die Bestellungen speichern.