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Bibliografie in internen Daten

Mit dem in Octopus integrierten Modul "OctoBIBmini" können Sie in Ihrem Lager, Bestellbuch/Abholfach und dem Bestelldatenarchiv bibliografieren. In der grafischen Oberfläche von Octopus finden Sie im unteren Bereich eine Eingabezeile, mit der Sie die Suche in den internen Daten starten können.

Eingabezeile für OctoBIBmini

Auf der rechten Seite wählen Sie den gewünschten Suchbereich aus, voreingestellt ist hier der Bereich "BESTELLZEICHEN". In der Eingabezeile in der Mitte geben Sie dann einen oder mehrere Suchbegriffe ein und schicken Ihre Suche über "Start" ab. Das Suchergebnis wird im Formular "OctoBIBmini" angezeigt, das sich öffnende Formular erhält den Namen des Suchbereiches. Tipps zur Suche mit OctoBIBmini finden Sie weiter unten im Abschnitt "Bibliografieren mit OctoBIBmini".

Suche in den eigenen Lagerdaten mit OctoBIBmini

Zu den Titeldaten werden Ihnen in dieser Tabelle der eigene Lagerbestand (LGMenge) und die Drehzahl (LGDrz) des Titels sowie die Anzahl aktuell bestellter Exemplare (BBMenge) angezeigt.

Existieren zu einem Titel der Suche Einträge im Lager, Bestellbuch oder Abholfach, ist der Titel in der Tabelle farbig markiert. In diesem Fall haben Sie über die Schaltflächen "Lagerbestand", "offene Bestellungen" oder "Abholfach" Zugriff auf die entsprechenden Daten. Ist zum Lagertitel eine Coverabbildung vorhanden, so ist die Schaltfläche "Cover" aktiv. In diesem Fall wird das Cover angezeigt, solange der Mauszeiger die Schaltfläche "Cover" berührt, die Schaltfläche muss dazu nicht angeklickt werden.

Gibt es zum Titel archivierte Bestellungen, so ist auch die Schaltfläche "Bestelldatenarchiv" aktiv, andernfalls wird Ihnen auf der inaktiven Schaltfläche der Hinweis "nicht im Bestelldatenarchiv" angezeigt. Rechts neben diesen Schaltflächen werden die Titeldaten des in der Tabelle gewählten Titels angezeigt.

Im unteren Bereich des Formulars finden Sie den Bestellabschnitt. Hier können Sie den Kunden für die Bestellaufnahme auswählen, den Lieferanten und weitere Daten für die Bestellung(en) festlegen. Um Bestellungen zu speichern, legen Sie in der Tabelle für den oder die gewünschten Titel in der Spalte "Bestellen" die Bestellmenge fest und klicken anschließen auf "Bestellen". Dadurch werden für alle Titel mit einer Bestellmenge größer als 0 Bestellungen mit den gewählten Kunden- und Lieferantendaten Bestellungen im Stapel gespeichert.

Bei der Suche nach Bestellzeichen wird nur die Schaltfläche "Offene Bestellungen" aktiv. Hier können Sie sich alle Bestellungen, deren alphanumerisches Bestellzeichen mit dem eingegeben Suchwort übereinstimmt, anzeigen lassen.

Bibliografieren mit OctoBIBmini

In der Eingabezeile können Sie einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben. Die Suchbegriffe werden nur durch ein Leerzeichen getrennt, bitte geben Sie kein Komma oder sonstige Zeichen als Trennung ein. Die Suchbegriffe werden in den Daten gesucht, die in der nachstehenden Tabelle bei "Suchreihenfolge" angegeben sind.

Die Suche in der Spalte Bestellzeichen von Bestellbuch und Abholfach ist  nach dem Start von Octopus aktiviert. Tragen sie in der Suchzeile den Nachnamen oder Fragmente desselben ein und klicken Sie danach auf "Start", werden Ihnen die relevanten Bestellungen angezeigt.

Für die verschiedenen Suchbereiche empfehlen sich folgende Reihenfolgen der Suchbegriffe:

EAN (ISBN), die aus der Zwischenablage in das Suchfeld eingefügt werden, werden um die ggf. enthaltenen Bindestriche bereinigt. Damit können EAN (ISBN), die z.B. aus Webseiten kopiert wurden, ohne Korrekturen für die Suche in den eigenen Daten verwendet werden.