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Jahresdatensicherung

Nach den Vorschriften zur Archivierung elektronisch erzeugter Geschäftsvorfälle sind Sie verpflichtet, Ihre Daten 10 Jahre lesbar vorzuhalten. Begnügen Sie sich also nicht damit, eine Datensicherung auf ein anderes Laufwerk vorzunehmen, sondern brennen Sie die Daten zumindest auf eine CD-ROM/DVD. Sichern Sie dazu das vollständige Verzeichnis \Octopus.

Sollte dieses Verzeichnis auch gepackt noch zu groß für die Sicherung auf einer CD sein, können Sie die Kunden-Belegdateien (Fakturkopien) gesondert auf einer CD sichern. Die Kunden-Belegdateien sind in einzelnen Monatsverzeichnissen im Verzeichnis \Octopus\KuBelege gespeichert. Für andere buchhaltungsrelevante Datenbestände (z.B. Finanzbuchhaltung, Bankprogramm) empfiehlt sich unbedingt ebenfalls eine Sicherung inklusive des jeweiligen Programms. Bitte wenden Sie sich an den Hersteller dieser Programme, um Hinweise zur Datensicherung zu bekommen.

Für eine sichere und dauerhafte Archivierung ist die Sicherung auf einer CD-ROM/DVD allerdings nicht ausreichend. So müssen für die steuerliche Betriebsprüfung alle relevanten Daten unveränderbar archiviert werden. Mit dem Datensicherungspaket von Engel.sys können Sie Ihre Jahresdatensicherung von Octopus erstellen und mit einem Schreibschutz versehen, so dass die Daten nicht mehr änderbar sind. Gerne senden wir Ihnen weitere Informationen zu diesem Thema.

Besprechen Sie auch mit Ihrem Steuerberater, wie weit Ihre Archivierungspflicht geht. Es ist davon auszugehen, dass bei Betriebsprüfungen in den nächsten Jahren jeder Verstoß gegen diese Pflicht dazu führt, dass Ihre Buchhaltung vom Finanzamt als nicht ordnungsgemäß abgelehnt wird.