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SEPA-Datei für den Zahlungsverkehr

Eine Lastschrift ist im Bankwesen ein Zahlungsvorgang des bargeldlosen Zahlungsverkehrs. Dieser Zahlungsvorgang wird vom Zahlungsempfänger ausgelöst, indem das Konto des Zahlungspflichtigen mit einem Zahlungsbetrag belastet wird, dessen Höhe vom Zahlungsempfänger festgelegt worden ist.

Für die elektronische Verarbeitung solcher Vorgänge mit einem Zahlungsverkehrsprogramm wie Starmoney, SFirm, Quicken etc. können Sie alle Forderungen mit der Zahlart "L"=Lastschrift in eine SEPA-Datei ausgeben. Diese Datei können Sie dann das Zahlungsverkehrsprogramm einlesen.

Bitte beachten Sie:

Damit die Forderung und damit die SEPA-Datei für die Einzugsaufträge alle notwendigen Informationen enthält, hinterlegen Sie diese bitte vor dem Buchen einer Rechnung in der betreffenden Kundenadresse. Im Formular "Kundenadressen" müssen die Werte IBAN, BIC, SEPA und Sign-Datum auf der Seite "Konditionen" hinterlegt sein. Sollten Sie versehentlich eine Rechnung mit Lastschrifteinzug gebucht haben, ohne dass diese Werte in der Kundenadresse hinterlegt waren, können Sie diese im Einzelfall in der Forderung nachtragen, in dem Sie aus dem Formular "Forderungen" über die Schaltfläche "Ändern" auf der Seite "Einzug" das Formular "Forderung ändern" aufrufen und die fehlenden Werte hier nachtragen.

Zur Ausgabe der Lastschrift-Forderungen in eine SEPA-Datei öffnen Sie zunächst das Formular "Forderungen". Am besten filtern Sie diese nach den noch nicht eingezogenen Forderungen mit Lastschrifteinzug mit den Kriterien:

Zahlart - gleich -  L

und

Einzug - leer

Die gefilterten Forderungen sortieren Sie nun am besten nach Fälligkeitsdatum, da für jedes Fälligskeits-/Einzugsdatum eine eigene SEPA-Datei erzeugt werden muss.

Aus den weiteren verfügbaren Funktionen (F6) wählen Sie dann "SEPA-Datei erzeugen".

SEPA-Datei erzeugen

Bei "Einzug am" geben Sie das Fälligkeitsdatum der einzuziehenden Forderungen an. Den Namen der SEPA-Datei sowie der Einzugsvermerk wird automatisch passend zum eingegebenen Datum vorgeschlagen, Sie sollten diese unverändert übernehmen. Der Name des Kontoinhabers sowie die Bankdaten werden aus den Einstellungen auf der Seite "Allgemein" der Systemparameter übernommen und können bei Bedarf angepasst werden, beispielsweise wenn der Name des Kontoinhabers vom Namen der Buchhandlung abweicht.

Lassen Sie die Option "Euro-Eillastschrift(en)" frei, wird eine CORE-Basislastschriftdatei erzeugt.

Markieren Sie dieses Kästchen, wird statt dessen eine COR1-Datei für Euro-Eillastschriften erzeugt. Markieren Sie diese Option also nur dann, wenn Sie mit Ihrer Bank eine entsprechende Vereinbarung über Euro-Eillastschriften (auch Cor1-Dateien genannt) getroffen haben!

Über die Schaltfläche "LS-Liste" erhalten Sie eine Aufstellung der zu exportierenden Forderungen, diese Liste drucken Sie bei Bedarf bitte VOR dem Erzeugen der SEPA-Datei.

Über "SEPA starten" starten Sie den Export der Forderungsdaten in eine SEPA-Datei, die Anzahl der exportierten Forderungen wird Ihnen von Octopus gemeldet.

Nachdem die Datei erzeugt wurde, erhalten Sie die Möglichkeit, bei den ausgegebenen Forderungen einen Einzugsvermerk eintragen zu lassen.

Nach der Erstellung der SEPA-Datei

Beantworten Sie diese Frage mit "Ja", werden die ausgegebenen Forderungen als bereits exportiert gekennzeichnet. Bei der Erstellung der nächsten SEPA-Datei werden sie also nicht noch einmal berücksichtigt.

Beantworten Sie die Frage mit "Nein", können Sie den Vorgang wiederholen und z.B. zuvor eine noch fehlende LS-Liste ausdrucken.

Haben Sie den Einzugsvermerk eintragen lassen, werden die betreffenden Forderungen im aktiven Filter (Einzug - leer) nicht mehr angezeigt und Sie können den Vorgang bei Bedarf für ein weiteres Einzugs-/Fälligkeitsdatum durchführen.

Die so erzeugte(n) SEPA-Datei(en) mit den Einziehungsaufträgen finden Sie im Ordner \Octopus\Kubelege.