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Wareneingangsbuchung bei ELS ohne zugeordnete Bestellbuchreferenzen

Lautet nach der Auswahl der ELS-Datei die Beschriftung der OK-Schaltfläche "OK -- ELS ohne zugeordnete Bestellungen", kann den Zeilen des ELS keine Bestellung anhand des numerischen Bestellzeichens zugeordnet werden.

Sie können mit Octopus auch diese ELS verarbeiten, die Sie z.B. aufgrund von Telefon-, Fax- oder Vertreterbestellungen erhalten. Zu den im ELS enthaltenen EAN sucht Octopus die Titeldaten im Lager und in der angeschlossenen Bibliografie-Datenbank.

ELS ohne zugeordnete Bestellbuchreferenzen mit gefundener Bestellung

Nach "OK -- ELS ohne zugeordnete Bestellungen" prüft Octopus, ob es zu den im ELS enthaltenen EAN gesendete Bestellungen im Bestellbuch befinden (z.B. vom Einlesen einer Vertreterdatei). Werden solche Bestellungen gefunden, markiert Octopus die entsprechenden Zeilen des ELS farbig. Dabei gilt:

Zeile ist in der eingestellten Farbe für "eilige Bestellungen" unterlegt:

Zur EAN wird im Bestellbuch genau eine Bestellung gefunden, bei der die Bestellmenge mit der im ELS angegebenen Liefermenge übereinstimmt. Über die Schaltfäche "Bestellung" im unteren Bereich des Formulars können Sie die Bestellung zur Kontrolle einsehen.

Ist beim Buchen die Option "Bestellungen" aktiviert, wird bei der Verbuchung des ELS mit den so markierten Zeilen der Wareneingang für die gefundenen Bestellungen gebucht. Ausgenommen sind dabei lediglich Bestellungen zu Fortsetzungen.

Zeile ist in der eingestellten Farbe für Meldungen unterlegt:

Zur EAN ist im Bestellbuch entweder eine Bestellung vorhanden, bei der die Bestellmenge nicht mit der Liefermenge des ELS übereinstimmt oder es sind mehrere gesendete Bestellungen mit der EAN im Bestellbuch vorhanden. Die so markierten Zeilen werden bei der Buchung des ELS NICHT berücksichtigt.

Über die Schaltfläche "x Ex. WE manuell" im unteren Bereich des Formulars gelangen Sie zum manuellen Wareneingang für die gefundenen Bestellungen.

Zeile ist nicht farbig unterlegt:

Zur EAN ist im Bestellbuch keine gesendete Bestellung vorhanden. Bei der Verbuchung des ELS werden alle diese Titel mit den angegebenen Mengen ans Lager gebucht.

Starten Sie die Verbuchung des ELS über "Buchen". Rechts daneben wird Ihnen nach der Buchung angezeigt, wieviele Zeilen des ELS verbucht wurden.

Verarbeitet xx von yy

Mit "Buchen" werden alle verarbeiteten Zeilen des ELS als "GEBUCHT" gekennzeichnet. Bleiben hier noch Zeilen unverbucht und ist somit die Zahl "Verarbeitet" kleiner als die Gesamtzahl ("von") des ELS, können folgende Fälle vorliegen:

1. Zu einer EAN wurden keine Titeldaten gefunden:

In diesem Fall ergänzen Sie die Titeldaten im unteren Bereich des ELS, speichern die Änderung und wählen erneut "Buchen".

2. Bei einer mit der Farbe "eilige Bestellung" markierten Zeile wird in der Spalte "Datenquelle" angezeigt "FEHLER":

Vermutlich wurde die gefundene Bestellung zur Fortsetzung aufgenommen. Buchen Sie in diesem Fall den Wareneingang für die Bestellung manuell.

3. Zeilen, die in der Farbe für Meldungen unterlegt sind, werden bei der Verbuchung des ELS zunächst nicht berücksichtigt. Den Wareneingang für die gefundenen Bestellungen buchen Sie manuell, über die Schaltfläche "x Ex. WE manuell" gelangen Sie zum manuellen Wareneingang.

Sollen die gefundenen Bestellungen nicht aus der vorliegenden Lieferung bedient werden oder nach dem manuellen Wareneingang eine Restmenge ans Lager gebucht werden, können Sie für die entsprechende Zeile die Option "Lagerzugang" im unteren Bereich des Formulars markieren und, falls notwendig, die Menge reduzieren. Speichern Sie die Änderung und führen erneut eine Buchung des ELS durch.