Bestellungen importieren

Für Reiseaufträge und zum Teil auch für telefonische Bestellungen können Sie von Vertretern und Verlagsauslieferungen Vertreter- bzw. Auftragsdateien mit den aufgegebenen Bestellungen erhalten. Auch von anderen Dienstleistern können Sie Dateien mit Bestellungen erhalten.

Liegt Ihnen eine entsprechende Datei im BWA-Format vor, können Sie diese nutzen, um im Stapel alle enthaltenen Bestellungen für eine zu wählende Adresse ins Octopus-Bestellbuch aufzunehmen. Die Titeldaten werden automatisch aus Ihrem Lagerstamm oder der eingestellten Datenquelle übernommen.

Vor dem Bestelldatenimport legen Sie zunächst ein Ereignis fest, das jeder importierten Bestellung zugeordnet wird. Sie können z.B. das Kürzel "BT - Bestellung beim Vertreter" verwenden oder im Formular "Kürzel für Bestellbuchereignisse" ein neues Ereignis für die entsprechende Situation anlegen. Dieses Ereignis wählen Sie auf der Registerseite "Bestellbuch" im Formular "Systemparameter" als "Ereignis für Import von Bestellungen". Somit müssen Sie nicht bei jedem Importvorgang das entsprechende Ereignis neu auswählen.

Zum Einlesen einer Bestelldatei öffnen Sie das Formular "Bestellungen aus einer Datei importieren" über Öffne... - Bestellbuch - Bestellungen importieren.

Importieren von Bestellungen

Dateiauswahl

Wie in anderen Formularen, mit denen Dateien verarbeitet werden können, wählen Sie mit der Schaltfläche neben dem Feld Bestelldaten-Importdatei die Datei aus, die Sie verarbeiten möchten.

Vorgaben für die Aufnahme

Im Feld "Adresse" wird zunächst immer Ihre Adresse für Lagerbestellungen vorgeschlagen. Sie können hier auch eine Kundenadresse auswählen, wenn die Bestellungen der gewählten Datei für einen bestimmten Kunden aufgenommen werden sollen.

In der Adresse selbst können Sie auf der Seite "Sonstiges" grundsätzlich festlegen, ob importierte Bestellungen für diese Adresse immer als "gesendet" gekennzeichnet werden oder nach dem Import sendebereit stehen sollen. Nutzen Sie den Bestelldatenimport beispielsweise für den Import von Lagerbestellungen aus Vertreter- oder Auftragsdateien, ist es sinnvoll, bei der Adresse "Lager" auf der Seite "Sonstiges" im Formular "Kundenadressen" die Option "Bestelldatenimport(e) 'Gesendet'" zu markieren.

Die Felder "Ereignis", "Mitarbeiter(in)", "SKz" und "Vorgemerkt" bieten Ihnen jeweils eine Auswahl. Im Feld "Skz" (Sendekennzeichen) können Sie z.B. das bereits vorhandene Sendekennzeichen "VER-B - Verlag mit Bücherzettel" verwenden oder ein neues Sendekennzeichen für diesen Zweck anlegen. Die importierten Bestellungen werden später mit diesen Daten im Bestellbuch erfasst.

Anzeige der Daten

Nach Klick auf "OK" öffnet sich das Formular "Importauftrag", in dem Sie alle Bestellungen in Tabellenform in der oberen Formularhälfte sehen.

Bestellungen aus einer Bestelldaten-Importdatei

Da Octopus die in den Bestellungen enthaltenen ISBN zur Suche der Titeldaten in Ihrem Lager sowie auf der hinterlegten Bibcom-CD verwendet, erscheint bei Bestellungen, zu denen keine Daten gefunden wurden, in der Spalte "Titel" der Text "Titel nicht gefunden". In diesen Fällen oder wenn Sie die Bestellungen noch ändern wollen, können Sie in den Feldern unterhalb der Tabelle die gewünschten Daten erfassen.

Die Felder "Kundenref1" und Kundenref2" können Sie nutzen, um zur Bestellungen weitere Kundendaten wie Angaben zur Kostenstelle o.ä. zu hinterlegen. Beim Import mit Hilfe des Zusatzmoduls "Edi" werden diese Angaben direkt aus der Importdatei übernommen.

Importvorgang

Starten Sie dann den Importvorgang über die Schaltfläche "Buchen" in der Symbolleiste. Über die Anzeige "Verarbeitet: xx von xx" in der Symbolleiste werden Sie immer über den Stand des Arbeitsfortschritts informiert. In der Spalte "Datenquelle" erhalten verarbeitete Bestellungen den Eintrag "Gebucht". Alle noch nicht verbuchten Bestellungen können Sie auch nach jedem Buchungsvorgang noch ergänzen oder ändern. Gebuchte Bestellungen werden nicht noch einmal verbucht. Somit können Sie sukzessive alle Bestellungen einarbeiten, zu denen ggf. noch Daten fehlen.

Sind alle Zeilen verbucht, befinden sich die entsprechenden Bestellungen im Bestellbuch und können von dort an Ihren Lieferanten übermittelt werden bzw. der Information, dem Wareneingang, der Budgetierung oder anderen Zwecken dienen.